BAFA-Berichtsprüfer

Überblick

Der BAFA-Berichtsprüfer ist ein KI-gestütztes Vorab-Prüftool für Beratungsberichte im Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" (ESF Plus). Du lädst deinen fertigen oder Entwurfs-Bericht hoch, das System liest ihn ein und bewertet ihn systematisch gegen die verbindlichen Mindestanforderungen des BAFA-Merkblatts (Stand 18.01.2023).

Für wen?

• Berater:innen, die ihren Bericht vor Einreichung intern qualitätssichern wollen
• Beratene Unternehmen, die den Bericht ihres Beraters gegenchecken möchten
• Kanzleien & Steuerberater:innen, die Verwendungsnachweise vorbereiten

Was das Tool NICHT ist

Der BAFA-Berichtsprüfer liefert eine strukturierte KI-Vorab-Prüfung — keine rechtsverbindliche Auskunft. Die tatsächliche Förderentscheidung trifft das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Nutze das Ergebnis als Checkliste vor Einreichung, nicht als Garantie.

Ampel-System

Jede Prüfung endet mit einer klaren Ampel-Bewertung:

Bericht hochladen

Auf der Startseite lädst du deinen Bericht hoch und startest die Prüfung. Die Verarbeitung dauert typischerweise 20–60 Sekunden.

Dateiformate & Größe

Maximale Dateigröße: 20 MB. Für typische BAFA-Berichte reicht das mit großem Puffer.

Optionale Angaben

Zwei Felder helfen dem Skill, den Report präziser zu adressieren — beide sind freiwillig:

• Unternehmensname — erscheint im Report-Header und PDF-Titel
• Förderkennzeichen (FKZ) — z. B. BAFA-2026-XXXXX, wird im PDF ausgewiesen

Wenn du hier nichts einträgst, versucht die KI, Unternehmensnamen und FKZ aus dem Bericht selbst zu übernehmen.

Prüfmodell wählen

Vor dem Upload wählst du das KI-Modell aus. Für 95 % der Fälle reicht der Standard:

Die Preise sind Richtwerte pro Prüfung. Details siehe Kapitel Kosten & Modelle.

Datenschutz-Checkbox

Ohne Bestätigung der Datenschutzhinweise startet die Prüfung nicht. Was gespeichert wird und wie du deine Daten löschen lässt, steht im Kapitel Datenschutz & Rechtliches.

Ablauf nach Klick auf „Bericht prüfen"

1. Datei wird hochgeladen und Textinhalt extrahiert (.docx/.odt/.pdf)
2. Falls Anonymisierung aktiv: PII-Scan läuft, Vorschau-Seite erscheint
3. Skill-Prüfung gegen A1–F3 startet, Modell arbeitet die Kriterien systematisch durch
4. Antwort wird geparst, PDF gerendert und in SQLite gespeichert
5. Ergebnisseite mit Ampel, Tabelle und Download-Button erscheint

Anonymisierung (PII-Schwärzung)

Die Checkbox „Vor Prüfung anonymisieren" ist standardmäßig aktiviert — das ist die empfohlene Einstellung. Vor dem KI-Aufruf werden personenbezogene Daten (PII) durch neutrale Platzhalter ersetzt. Im finalen PDF-Report werden die Originalwerte automatisch wieder eingesetzt.

Was wird erkannt und geschwärzt?

Die Vorschau-Seite

Nach dem Upload erscheint eine Vorschau mit allen erkannten PII-Treffern. Alle Treffer sind vor-angehakt. Du entscheidest pro Eintrag, ob er geschwärzt werden soll:

• Alle auswählen / Alle abwählen — Massen-Toggle für Bulk-Entscheidungen
• Mit Schwärzung prüfen — nur die abgehakten Einträge werden ersetzt
• Ohne Schwärzung prüfen — sendet den Originaltext direkt an die KI

Empfehlung: Anonymisierung an lassen. Die KI arbeitet mit Platzhaltern genauso gut, und im finalen PDF stehen wieder die Originalwerte drin — der Report ist also uneingeschränkt nutzbar.

Wenn keine PII gefunden wurden

Findet der Scan keine personenbezogenen Daten, erscheint eine Info-Seite mit „Trotzdem prüfen"-Button. Der Bericht geht dann unverändert in die Prüfung.

Ergebnisseite verstehen

Nach Abschluss der Prüfung siehst du eine strukturierte Ergebnisseite mit allen Bewertungen. Die Seite ist so aufgebaut, dass du in unter 30 Sekunden weißt, wo dein Bericht steht.

Ampel-Banner

Ganz oben: der Ampel-Banner mit Icon, Klartext und einer 1-Satz-Empfehlung. Die Farbe kodiert die Förderfähigkeit:

• Grün — Förderfähig · Bericht ist weitgehend einreichbar
• Gelb — Mit Nachbesserungen einreichbar · gezielt überarbeiten
• Rot — Nicht einreichbar · grundlegende Überarbeitung nötig

K.-o.-Prüfung

Direkt darunter: eine separate Sektion mit den K.-o.-Kriterien. Jedes K.-o.-Kriterium gefährdet die Förderfähigkeit unmittelbar — unabhängig vom Gesamtscore. Wenn hier ein Befund steht, wird die Ampel Rot.

Typische K.-o.-Befunde: fehlender Maßnahmenplan (A5), Überschreitung der 40-Stunden-Grenze (E), reiner Tätigkeitsnachweis oder Textbaustein-Bericht (F2), fehlender ESF-Fragebogen (D1), nicht förderfähige Beratungsinhalte (F1).

Kriterien-Tabelle

Die Haupttabelle listet jedes einzelne Kriterium (A1–A5, B, C1–C3, D1–D2, E, F1–F3) mit fünf Spalten:

Score-Farben (1–10)

Der Score pro Kriterium ist farbcodiert:

• 1 – 3 hoher Handlungsbedarf, Kriterium fehlt / mangelhaft / förderschädlich
• 4 – 6 teilweise erfüllt, Nachbesserung nötig
• 7 – 10 weitgehend bis vollständig erfüllt, geringfügige oder keine Optimierung

Spalten anpassen

Die Spaltenbreiten sind per Maus-Drag am Rand des Spaltenkopfs anpassbar. Nützlich, wenn die Beleg- oder Nachbesserungs-Zellen viel Text enthalten.

Priorisierte Nachbesserungen & Gesamtscore

Unter der Tabelle stehen zwei zusammenfassende Blöcke:

1. Gesamtscore — Durchschnitt der Einzelscores (z. B. 7,2 / 10) mit Klartext-Empfehlung: einreichbar / nachbessern / überarbeiten.
2. Priorisierte Nachbesserungen — nummerierte Liste, wichtigste zuerst. Jeder Punkt ist konkret und betriebsindividuell formuliert (kein KI-Blabla).

BAFA-Prüfkriterien

Der Skill prüft jeden Bericht systematisch gegen alle im BAFA-Merkblatt (18.01.2023) verankerten Anforderungen. Nichts wird hinzu-erfunden — bewertet wird nur, was das Merkblatt tatsächlich verlangt. Hier der komplette Katalog.

A · Mindestanforderungen an den Beratungsbericht

Fünf Pflichtbestandteile aus Abschnitt 3.3 des Merkblatts. Fehlt einer davon vollständig, ist der Bericht nicht förderfähig.

B · Konzeptionalität (Abschnitt 3.2)

Der schärfste Qualitätsprüfpunkt. Eine konzeptionelle Beratung ist „Hilfe zur Selbsthilfe" und umfasst zwingend die volle Kette: Analyse → Schwachstellen + Ursachen → Handlungsempfehlungen → konkrete Umsetzungsanleitung.

Kritisch: Eine Beratung darf sich NICHT auf Analyse und Schwachstellenbenennung beschränken — selbst bei hervorragender Qualität. Ohne betriebsindividuelle Handlungsempfehlungen UND Umsetzungsanleitungen ist die Förderung nicht gerechtfertigt.

Handlungsempfehlungen müssen:

• konkret aussagen, was das Unternehmen zur Problemlösung zu tun hat
• auf finanzielle, personelle und organisatorische Möglichkeiten des konkreten Unternehmens ausgerichtet sein (realisierbar)
• bei mehreren Alternativen deren Vor- und Nachteile abwägen

Unzureichend sind Allgemeinplätze ohne Betriebsbezug. Negativ-Beispiele wörtlich aus dem Merkblatt:

• „Entwicklung von Abrechnungssystemen zum Zwecke der Umsatzsteigerung und Kostenreduzierung"
• „Werbung ist zu verstärken"
• „Setzen von Produktprioritäten"
• „Straffere Organisation der Produktion"

C · Formale Pflichtbestandteile / Erklärungen

D · ESF-Plus-Grundsätze / Fragebogen (Abschnitt 3.4)

E · Beratungsdauer / Stundengrenze (Abschnitt 3.1)

• Maximale Beratungsdauer: 5 Tage à 8 Stunden = max. 40 Stunden
• Reisezeiten, Pausen und Berichterstellung zählen nicht zum Kontingent
• Beratungen > 40 Stunden sind nicht förderfähig — nachträgliche Reduzierung ausgeschlossen
• Abrechnung innerhalb von 6 Monaten nach Erhalt des Informationsschreibens der Leitstelle

Übersteigt die im Bericht angegebene Summe der Beratungsstunden 40 Stunden, ist die Förderfähigkeit gefährdet (K.-o.-Hinweis).

F · Negativ- / Ausschlusskriterien

F1 · Nicht förderfähige Beratungsinhalte (Abschnitt 1)

Nicht gefördert werden Beratungen, die:

• ganz/teilweise mit anderen öffentlichen Zuschüssen finanziert werden (Kumulierungsverbot)
• Vermittlungstätigkeiten beinhalten oder auf Vertrieb eigener Waren/Dienstleistungen gerichtet sind (Neutralitätsgebot)
• überwiegend Rechts-, Versicherungs- oder steuerberatende Tätigkeiten zum Inhalt haben
• überwiegend gutachterliche Stellungnahmen zum Inhalt haben
• gegen geltende Rechtsvorschriften oder Ziele von Bund/EU verstoßen
• überwiegend das Thema Fördermittel zum Inhalt haben

Sonderfall Heilberufe: Bei Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Psychotherapeut:innen und Heilpraktiker:innen werden NUR Beratungen zur Einführung/Anpassung eines Qualitätssicherungssystems gefördert.

F2 · Was KEIN Beratungsbericht im Sinne der Richtlinie ist

Negativ-Indikatoren — wenn der Bericht so wirkt, ist er mangelhaft:

• bloße Beschreibung erbrachter Leistungen (reiner Tätigkeitsnachweis)
• reine Projektbeschreibungen
• Berichte in Form von Skizzen
• lehrbuchartige Ausführungen
• Texte aus vorgefertigten Bestandteilen / gleichlautende Passagen (Textbausteine ohne individuellen Bezug)
• Verweis, es sei „alles mündlich ausreichend besprochen worden"

F3 · Übereinstimmung Auftrag ↔ Bericht

Es muss ausreichende Übereinstimmung zwischen Beratungsauftrag und Bericht bestehen. Der Bericht muss ALLE in der Beratung behandelten Themen beinhalten. Nachträgliche Ergänzungen nur zu bereits enthaltenen Themen möglich.

K.-o.-Kriterien im Überblick

Diese Befunde führen unabhängig vom Gesamtscore zu Ampel Rot:

• A5 fehlt vollständig (keine Handlungsempfehlungen/Umsetzungsanleitungen) — siehe B
• Beratungsstunden > 40 (E)
• Bericht ist reiner Tätigkeitsnachweis / Textbaustein-Bericht (F2)
• Beratungsinhalt fällt unter F1
• Fragebogen fehlt vollständig (D1)

PDF-Report

Zu jeder Prüfung wird sofort ein PDF-Report gerendert. Zwei Wege zum Download:

Direkt-Download

Am Ende der Ergebnisseite: Button „PDF herunterladen". Der Dateiname folgt dem Schema bafa-pruefung-<job-id>.pdf.

Per E-Mail zusenden

Rechts neben dem Download-Button: ein Formular „Per E-Mail erhalten". Du trägst die Zieladresse ein und der Report geht als Anhang an dich raus. Der Versand läuft über einen Zoho-Mail-Account und ist damit auch DSGVO-konform ablegbar.

Was steht im PDF?

• Deckblatt mit ORION-Branding, Prüftitel, Unternehmen, FKZ, Prüfdatum, Modell, Anonymisierungs-Status
• Ampel-Kachel mit 1-Satz-Empfehlung
• K.-o.-Befunde (falls vorhanden)
• Volle Kriterien-Tabelle A1–F3 mit Status, Score, Beleg, Nachbesserung
• Gesamtscore + Klartext-Empfehlung
• Priorisierte Nachbesserungs-Liste
• Fußzeile mit Quellenverweis auf das BAFA-Merkblatt (Stand 18.01.2023)

Das PDF ist so gestaltet, dass du es direkt an Kund:innen oder ins Verwendungsnachweis-Verfahren übernehmen kannst.

Kosten & Modelle

Die Prüfkosten hängen fast ausschließlich vom gewählten KI-Modell ab. Beide Modelle stammen von Anthropic (Claude-Familie).

Prompt-Caching

Der Skill nutzt Prompt-Caching: die Prüfkriterien-Referenz und die System-Instruction werden nach dem ersten Aufruf zwischengespeichert. Folgeprüfungen innerhalb des Cache-Fensters (5 Minuten) sind deutlich günstiger als der Erst-Aufruf. Bei Batch-Prüfungen mehrerer Berichte hintereinander macht sich das direkt bemerkbar.

Datenschutz beim Modell-Anbieter

Nach den Anthropic Terms of Service werden Daten, die über die API gesendet werden, nicht zum Training der Modelle verwendet. Die Verarbeitung erfolgt in EU-/US-Rechenzentren abhängig von der API-Endpoint-Wahl (das System nutzt Standard-EU wo verfügbar).

Wann welches Modell?

• Sonnet 4.6 — der Regelfall. Erkennt K.-o.-Kriterien zuverlässig, benennt Nachbesserungen konkret, gute Belegstellen-Zitate.
• Opus 4.7 — wenn du bei einem Grenzfall auf Nummer sicher gehen willst: strittige Konzeptionalität (Block B), komplexe Berichte über 40 Seiten, Sonderfälle bei Heilberufen (F1).

Datenschutz & Rechtliches

Der BAFA-Berichtsprüfer verarbeitet deine Berichte auf einem VPS in Deutschland (Hostinger, Frankfurt-Region). Was gespeichert wird und warum:

Was wird gespeichert?

Rechtsgrundlage

Verarbeitung auf Grundlage berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Service-Bereitstellung, Fehlersuche und statistische Auswertung. Alternativ: Einwilligung per Datenschutz-Checkbox auf der Upload-Seite.

Löschung

Löschung auf formlose Anfrage per E-Mail. Nach Löschung sind Original, extrahierter Text, KI-Antwort und PDF vollständig aus VPS und Datenbank entfernt.

AVV-Hinweis für Berater:innen

Wenn du als Berater:in Kundenberichte durch das Tool prüfst, bist du der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Kläre die Verarbeitung mit deinen Kunden ab (Auftragsverarbeitungsvertrag / Einwilligung). Empfehlung: Anonymisierung aktiviert lassen — dann verlässt keine PII deinen Rechner.

Disclaimer

• Der Bericht ist eine KI-Vorab-Prüfung, keine rechtsverbindliche Auskunft
• Die tatsächliche Förderentscheidung trifft ausschließlich das BAFA
• Es besteht kein Anspruch auf 100 % korrekte Erkennung — nutze das Ergebnis als Checkliste, nicht als Garantie
• Für die inhaltliche Qualität des Beratungsberichts bleibt die/der Berater:in verantwortlich

FAQ

Warum steht meine Ampel auf Rot, obwohl mein Gesamtscore hoch ist?

K.-o.-Kriterien wirken unabhängig vom Gesamtscore. Wenn z. B. der ESF-Fragebogen (D1) komplett fehlt oder die Beratungsstunden 40 überschreiten (E), wird die Ampel Rot — selbst wenn der Bericht ansonsten inhaltlich stark ist. Behebe zuerst den K.-o.-Befund, danach ist der Score wieder aussagekräftig.

Kann ich meinen Berichtstext im Browser einsehen?

Nein, aus Sicherheitsgründen nicht. Die extrahierte Text-Version wird nur serverseitig verarbeitet und in der Datenbank für Admin-Kontrolle vorgehalten. Wenn du prüfen möchtest, was die KI konkret gesehen hat, kannst du am Ende der Ergebnisseite den „Original-Markdown-Antwort der KI anzeigen (Fallback)"-Toggle nutzen — das zeigt die vollständige KI-Antwort.

Was tun bei einem .pdf ohne Textebene (gescanntes PDF)?

Die Textextraktion braucht eine Textebene im PDF. Bei reinen Bild-PDFs (z. B. Scans) findet der Extractor keinen Text und die Prüfung schlägt fehl. Zwei Lösungen:

1. Original-Word/ODT-Datei hochladen — beste Qualität
2. PDF vorher OCR-en — z. B. mit Adobe Acrobat, macOS-Vorschau (Werkzeuge → Text erkennen) oder ABBYY FineReader

Kann ich das PDF an Kunden weitergeben?

Ja. Das PDF ist ORION-gebrandet und enthält die vollständige, strukturierte Auswertung. Weise deinen Kunden explizit darauf hin, dass es sich um eine KI-Vorab-Prüfung handelt und die finale Förderentscheidung beim BAFA liegt. Der Report ist als Grundlage für interne Nachbesserungsschritte gedacht, nicht als Ersatz für die BAFA-Prüfung.

Wie lösche ich meine Daten?

Sende eine formlose E-Mail mit der Job-ID (die findest du in der URL der Ergebnisseite: /result/<job-id>) an die im Impressum genannte Kontaktadresse. Wir löschen Original, extrahierten Text, KI-Antwort und PDF innerhalb von 7 Werktagen und bestätigen die Löschung schriftlich.

Warum schwärzt der PII-Scan Werte, die gar keine PII sind (False Positives)?

Der Scan arbeitet mit Heuristiken (Regex + Muster). Manchmal erkennt er Fachbegriffe oder Produktnamen fälschlich als Firma oder Person. Deshalb ist die Vorschau-Seite mit Auswahl-Checkboxen wichtig: du kannst pro Eintrag entscheiden, ob geschwärzt werden soll. Bei zu vielen False Positives einfach die betroffenen Einträge abwählen oder ganz mit „Ohne Schwärzung prüfen" starten.